Redaktions-, Content-Management- oder CCM-Systeme sollen einen strukturorientierten Arbeitsalltag erleichtern und effizienter gestalten. Es stellt sich bei der Vielzahl möglicher Lösungen aber nicht selten die Frage nach den Vor- und Nachteilen einzelner Systeme und der individuell besten Wahl. Ein deutscher Hersteller konnte nun feststellen, dass die professionelle Unterstützung durch erfahrene Dienstleister wie die KERN AG ungeahnte Möglichkeiten aufzeigen kann.
Der Einsatz von leistungsfähigen Redaktions- und Content-Management-Systemen spart Zeit und Kosten. Die Auswahl eines passenden Systems kann allerdings zu einer Herausforderung werden: Hinsichtlich der Funktionalität finden sich erhebliche Unterschiede zwischen den einzelnen Optionen, sodass die Effizienz eines systemübergreifenden Datenmanagements via CMS maßgeblich von der individuellen Produktpalette sowie den Ansprüchen und Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens abhängt.
Die Herausforderung der Softwareauswahl
Von der Dauer der Produktzyklen über die Datenmenge bis hin zu kundenspezifischen Anbindungsmöglichkeiten entscheidet eine Vielzahl an Variablen darüber, welches Redaktionssystem das größte Potenzial zur Verbesserung der Arbeitsprozesse besitzt. Mit der Einführung eines Redaktionssystems gehen außerdem – teilweise grundlegende – Veränderungen bestehender Arbeitsabläufe einher. Bei der Suche nach einem passenden System kann daher eine professionelle Beratung, im Rahmen derer alle relevanten Größen Beachtung finden, von unschätzbarem Wert sein.
- Dauer der Produktzyklen
- Aktualisierungsrate
- Einbindung konzernspezifischer Terminologie
- Rechts- und Normenkonformität
- Übersetzungsnotwendigkeit /-frequenz
- Verwendete Ein- und Ausgabeformate
- Preis
- Modularisierungsfunktionen
- Ortsunabhängigkeit
- Versionsmanagement
- Autorenunterstützung
Wie vorteilhaft eine maßgeschneiderte Lösung sein kann, soll das folgende Beispiel belegen.
Der Kunde
Ein international tätiger Hersteller multifunktionaler Entsorgungsmaschinen wandte sich mit dem Wunsch eines eigenen Redaktionssystems an die KERN AG. Aufgrund des regen Vertriebs in zahlreiche europäische Länder besteht ein hoher Bedarf an professionellen Übersetzungen, außerdem benötigt der Kunde regelmäßig mehrere Varianten von Bedienungsanleitungen und technischen Informationsmaterialien, da bei etwa 20 Prozent der verkauften Geräte individuelle Anpassungen vorgenommen werden.
Modularisierung und Versionierung
Nach einer detaillierten Analyse der weiteren Ausgangssituation plant die KERN AG für den Kunden mit Smart Media Creator (SMC) ein webbasiertes XML-Redaktionssystem einzuführen, das eine ideale Lösung für die bestehenden Herausforderungen wäre: Das Component Content Management System (CCMS) ist durch flexible Modulgrößen ideal, um unterschiedliche, einmal übersetzte Inhalte schnell und effizient erneut verwenden zu können. So kann der hohen Frequenz der technischen Redaktion Rechnung getragen und die wiederholte Übersetzung bereits bearbeiteter Inhalte effektiv verhindert werden. Die Möglichkeit zur sicheren Versionierung unterstützt dabei das gesamte Workflow-Management und senkt damit den zeitlichen sowie finanziellen Aufwand zugunsten des Auftraggebers stark.
Durch den ortsunabhängigen, gemeinsamen Zugriff auf die im XML-Format medienneutral gespeicherten Inhalte könnten nach Implementierung von SMC auch die Übersetzungen in die benötigten Sprachen deutlich effizienter organisiert werden: Mit einer Ausweitung des Auftrags auf die Nutzung der KERN-Übersetzungsdienstleistungen bieten sich durch eine unkomplizierte Anbindung an das verwendete Translation-Memory-Management-System portal4client™ Advanced weitere Optionen zum Cross-Media-Publishing sowie vielfältige Möglichkeiten, den Workflow weiter zu verbessern, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und Übersetzungskosten deutlich zu senken.
Dieses Beispiel zeigt ausführlich, wie relevant eine passende Dimensionierung von Redaktionssystemen ist. Die Berücksichtigung kundenseitiger Bedürfnisse ist bei der Auswahl maßgeblich und kann insbesondere von erfahrenen Dienstleistern wie der KERN AG, die als Full-Service-Dienstleister in der technischen Dokumentation die Notwendigkeit leistungsstarker, integrierender Workflows genau kennt, vollumfänglich berücksichtigt werden.
KERN AG Training