Komplettservice Case Study: Vom Dokumentencheck zum Full Service

Eigentlich wollte ein weltweit tätiger Hersteller für Spezialausrüstung im Rahmen eines Dokumentenchecks bei der KERN AG lediglich die Normen- und Rechtssicherheit seiner Anleitungen überprüfen lassen. Die ausgiebige Analyse offenbarte immenses Verbesserungspotenzial und war damit Startschuss für eine deutlich intensivere Zusammenarbeit.

Case Study: Vom Dokumentencheck zum Full Service

Seit jeher legte der Kunde – ein weltweit tätiger Dienstleister im Bereich Baugrundverbesserung und Hersteller sowie Entwickler von patentierten Großgeräten für die Bauindustrie – Wert auf hohe Qualität. Im Rahmen der Entwicklung eines neuen Produktes sollte daher auch die technische Dokumentation geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

Detailreicher Dokumentencheck zeigt Optimierungsbedarf

Die intensive Prüfung der Unterlagen durch die KERN AG bestätigte die bereits bestehende hohe Qualität der informationellen Produktbegleitung hinsichtlich Systematik, Struktur und Vollständigkeit sowie die Einhaltung von Gesetzen, produktspezifischen Normen und Richtlinien. Als ausgewiesene Spezialisten in der Prüfung und Erstellung technischer Produktinformationen konnten die erfahrenen Redakteure des FullService-Dienstleisters jedoch zahlreiche Möglichkeiten zur Verbesserung aufzeigen: Ein optimiertes Design würde es ermöglichen, Inhalte moderner und klarer zu präsentieren, während ein effizienterer Aufbau Platz und damit Druckkosten sparen würde. In einem unverbindlichen Angebot schlug die KERN  AG dem Kunden vor, neben der Ausbesserung der bestehenden Unzulänglichkeiten die Modernisierung der Unterlagen vorzunehmen.

Erster Schritt – sauber planen

Der Kunde entschloss sich anhand der vorgelegten Ergebnisse des Dokumentenchecks, die Zusammenarbeit mit der KERN AG um den vorgeschlagenen Aufgabenbereich zu erweitern. Ziel war neben der Korrektur und einer völlig neuen technischen Illustration nun auch die Übersetzung in sechs Sprachen. Mit dem neuen Auftrag, der hinsichtlich Komplexität und Aufwand um ein Vielfaches über den ursprünglichen Auftrag hinausging, war die erste Aufgabe, einen gemeinsamen Zeitplan zu entwickeln. In enger Zusammenarbeit mit dem Kunden entwarf das Projektmanagement der KERN  AG daher einen individuellen Ablaufplan, der neben allen durchzuführenden Arbeitsschritten die eingesetzte Personalmenge festlegte und Meilensteine schriftlich fixierte, um die nun längerfristige Arbeit professionell monitoren und evaluieren zu können.

Kleines Team, große Wirkung

Die enge Abstimmung mit dem Kunden und die präzise Planung durch das Projektmanagement der KERN  AG ermöglichte die Arbeit mit einem kleinen, aber hoch spezialisierten Team. In einem Acht-Wochen-Zyklus fand zudem eine regelmäßige Bewertung des laufenden Arbeitsprozesses zusammen mit dem Kunden statt, sodass gegebenenfalls erforderliche Anpassungen zeitnah und transparent durchführbar waren. Dank flacher Hierarchien, kurzer Entscheidungsund Kommunikationswege sowie eines schnellen Datenaustauschs über bestehende Redaktionssysteme war eine Erhöhung des Personaleinsatzes und damit der Kosten nie erforderlich.

Das Ergebnis

Die finale technische Dokumentation war nicht nur hinsichtlich der Inhalte optimiert und fehlerfrei, sondern setzte im Hinblick auf Illustration und Grafik für den Kunden neue Maßstäbe: Einfache Fotoaufnahmen wichen professionellen Strich- und Montagezeichnungen und komplexe Sachverhalte wurden durch 3D-Visualisierungen professionell bebildert. In einem letzten Schritt profitierte der Kunde von dem umfassenden Full Service der KERN  AG, die als Übersetzungsspezialist die Übertragung in die sechs gewünschten Sprachen dank hoch entwickelter Translation-Memory-Systeme zeit- und kosteneffizient erledigte. Die eingesetzten Übersetzer – allesamt Spezialisten im entsprechenden technischen Fachgebiet – konnten darüber hinaus für den Kunden Unternehmensterminologie vereinheitlichen und einen Standard für Konsistenz setzen, von dem zukünftige Übersetzungen profitieren werden und der dabei helfen kann, zukünftige Herausforderungen im Bereich der multilingualen Informationsbereitstellung zu meistern.