Projectvoorbereiding tolken

Om u bij de planning van uw evenement optimaal te kunnen ondersteunen, hebben wij allereerst onderstaande informatie van u nodig:

• Datum van het evenement
• Thema van het evenement
• Te verwachten duur en structuur van het evenement (tijden, pauzes, parallel lopende sessies)
• Details betreffende de evenementlocatie en de ruimtelijke indeling
• Geplande conferentietalen
• Aantal deelnemers
• Type tolkdienst
• Tolktechniek, die wij u graag ter beschikking stellen

Een bespreking met de organisator van het evenement is over het algemeen ook nuttig.

Opdat onze tolken zo goed en professioneel als mogelijk hun werk kunnen doen, is het belangrijk dat zij vooraf informatie ontvangen over het onderwerp van de tolkopdracht. Handig en behulpzaam zijn:

• Documenten met betrekking tot het evenement
• De teksten of bladen voor voordrachten, toespraken of redevoeringen
• Een opsomming van vaktermen die naar verwachting gebruikt zullen worden
• Vertalingen, glossaria, referentiemateriaal betreffende het onderwerp
• Diagrammen, grafieken, stroomschema's, organisatieschema's
• Het adres van een internetsite voor de thematische voorbereiding
• Verder materiaal dat naar uw mening van dienst kan zijn bij de voorbereiding

Vroegtijdig toezenden van het desbetreffende voorbereidingsmateriaal is van bijzonder belang voor een optimale tolkprestatie.

Laat ons op tijd weten of u tolkapparatuur of tolktechniek nodig hebt. Onze technici installeren op verzoek ter plekke de passende apparatuur. Voor de planning en de opbouw van een conferentie bestaan verschillende mogelijkheden. De keuze van de geschikte tolkapparatuur alsmede de positie van de tolkcabine is in de eerste plaats afhankelijk van de aard van het evenement. Bij congressen waar hoofdzakelijk lezingen of redevoeringen worden gegeven, maakt degene op of naast het spreekgestoelte gebruik van een clip-on microfoon, zodat zowel de toehoorders als de tolken in hun cabine hem goed verstaan. De tolkcabine bevindt zich idealiter achterin de ruimte, tegenover de spreker, zodat de tolken eventuele bladen en/of dataprojecties kunnen zien.

Toehoorders begeven zich naar een microfoonstand of gebruiken draadloze microfoons, die worden doorgegeven, voor het stellen van vragen en discussiebijdragen en om op ieder moment voor de tolken hoorbaar te zijn. Als deelnemers elkaar voor een evenement in kleine kring aan de "ronde tafel" ontmoeten, dan wordt vaak een reeks microfoons op tafel gezet: de deelnemers vragen het woord via de aangesloten microfoons en zijn op die manier goed hoorbaar, via koptelefoons, voor de tolken in de cabine. Tegelijkertijd kunnen deelnemers koptelefoons op hun stations aansluiten en zo meeluisteren naar de vertaling in hun taal. De tolkcabine dient zodanig te worden geplaatst, dat de tolken een goed zicht op het gebeuren hebben. De installatie van simultaan-tolkapparatuur wordt meestal een dag voor het begin van de conferentie uitgevoerd. Denk om de tijd die nodig is voor de op- en afbouw! Onze technici zorgen voor het transport, de op- en afbouw, de bediening en het onderhoud van de apparatuur, die tijdens het evenement aanwezig is.

Transport, montage en demontage, bediening en onderhoud van de installatie wordt door onze technici verzorgd, die tijdens het evenement aanwezig zijn.

Tijdens het evenement

• Houd er rekening mee dat tolken tijd nodig hebben om informatie te verwerken om deze vervolgens naar strekking en op vakkundig wijze in een andere taal te vertalen.
• Plan pauzes in bij lange sessies. Tolken is een vermoeiende activiteit die uiterste concentratie vergt.