Die informationelle Produktbegleitung erfüllt viele verschiedene Zwecke für eine ganze Bandbreite an Zielgruppen. Dabei stellen die Dokumente allerdings weit mehr als nur die schlichte Beschreibung der Produktnutzung dar. Sie sind ein wesentliches Marketinginstrument und tragen entscheidend zum Image des Produkts und des Unternehmens bei. Deshalb ist eine stilistisch ausgereifte, möglichst intuitive technische Dokumentation ein hervorragendes Aushängeschild für jedes Unternehmen.
Im vorliegenden Fall bat ein international tätiger Handelskonzern um ein umfassendes Informationsmanagement für Verbraucher, was neben der Erstellung von Bedienungsanleitungen sowie Datenblättern verschiedener Komplexitätsstufen die Konsistenz in der Terminologie sowie die Rechts- und Normenkonformität in den jeweiligen Zielländern und die Übersetzung der Betriebsanleitungen in diverse Zielsprachen einschloss. Insgesamt betraf der Auftrag mehr als 200 Produkte und deren technische Dokumentation samt Übersetzung in mehr als 30 verschiedene Sprachen.
Der Auftraggeber wünschte sich einen weltweit einheitlichen Workflow, der den Aufwand des Handelskonzerns möglichst gering hält und die Entscheidungswege durch einen direkten Kontakt zwischen der KERN AG und den jeweiligen Divisionen kürzt. Die besondere Herausforderung bestand damit in der Entwicklung eines standardisierten Arbeitsablaufes, der die landesspezifischen Richtlinien berücksichtigt und trotzdem unabhängig davon in allen Standorten umsetzbar ist. Mit Sitzen in Deutschland, dem Nahen Osten sowie China lag ein wesentliches Augenmerk auf der CE-Konformität der Produkte. Damit die Einhaltung aller geltenden landesspezifischen Gesetze (ProdHaftG etc.), Richtlinien und Normen noch vor dem Import in die EU garantiert werden konnte, war ein hoher Grad an Fachkenntnissen der technischen Redakteure nötig: So mussten sie sich beispielsweise im Elektrogüter- und Maschinenbaubereich nicht nur mit der Anwendung entsprechender Normen auskennen, sondern auch Daten und Berichte von ausländischen Prüfinstituten sowie Lieferanten korrekt umsetzen und einarbeiten. Zudem mussten logistische Fragestellungen geklärt werden: Wie wird die technische Dokumentation ausgewählter Produkte organisiert, wenn die Fertigung von Produkten in einem Kontinent und deren Weiterverarbeitung andernorts stattfindet?
Die im Rahmen dieses Auftrags große Bedeutung des Workflows führte zu einer eingehenden Planung seitens der KERN AG, die eine Anpassung der ersten Vorschläge in enger Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und Schulung aller Projektbeteiligten (Einkäufer, Merchandiser, Produkt- und Projektmanager, Konstrukteure u.v.m.) einschloss. Damit sollten Risiken minimiert werden, schließlich ist besonders der Handel ein zeitkritisches Tagesgeschäft, bei dem die Geschwindigkeit und Effizienz für erfolgreichen Wettbewerb maßgeblich sind. Die untenstehende Grafik verdeutlicht die zahlreichen, ineinandergreifenden Prozesse und die Notwendigkeit vollständig involvierter Ansprechpartner, um einen reibungslosen Ablauf des Großprojektes zu gewährleisten. Mit einem so harmonisierten Ar-beitsablauf konnte die technische Dokumentation über Kontinente hinweg erfolgreich umgesetzt werden: Die technische Redaktion der KERN AG erstellte die Bedienungs- und Betriebsanleitungen sowie die Datenblätter gemäß vorgegebenem Corporate Design der jeweiligen Tochterunternehmen zur vollsten Kundenzufriedenheit. Die komplette Projektumsetzung blieb außerdem Sache der Unternehmensdivisionen, die sich auf die eigenen Produkte und damit das eigene Spezialgebiet konzentrieren konnten, ohne Ressourcen des Hauptkonzerns zu belasten.
KERN AG Training